Facilitaire teams en schoonmaakbedrijven werken met meldingen, werkorders, planningen en contracten. Veel daarvan is herhaalwerk met korte doorlooptijden. AI helpt je meldingen te sorteren, schoonmaak en onderhoud af te stemmen op het werkelijke gebruik en aanbestedingsteksten op te stellen. Daar zit wel een risico aan: bezettings- en sensordata zijn vaak terug te leiden tot personen. Deze gids laat zien welke tools in onze index staan, waar je op let en wat het kost. Het volledige overzicht staat op AI voor facilitair management en schoonmaak.
Waar AI je in dit vak helpt
Meldingen en werkorders
TOPdesk uit Delft is een FMIS voor facilitaire, IT- en HR-teams. Het categoriseert meldingen automatisch, heeft AI-zoeken in het selfserviceportaal en met AI-collega TOPdesk Robin worden meldingen samengevat en conceptantwoorden geschreven. Gfacility uit Breda brengt facilitaire, IT- en werkplekdiensten samen. AI-agents classificeren meldingen en handelen serviceverzoeken af. Bij Planon uit Nijmegen maakt de Planon Assistant een melding aan uit gewone taal en worden werkorders op volgorde van urgentie gezet.
Onderhoud en installaties
Infraspeak uit Porto is een CMMS/CAFM-platform. De laag Gear AI waarschuwt vroeg voor mogelijke storingen en automatiseert terugkerend administratief werk. IFS Ultimo uit Nunspeet is een EAM-platform voor technische diensten, met assets, werkorders en veiligheid in één systeem. Planon voorspelt het juiste onderhoudsmoment voor installaties. Voor klimaat en energie legt Declan AI-gebouwbeheer een AI-laag op je bestaande gebouwbeheersysteem, die stuurt op bezetting, weer en energietarieven.
Schoonmaak plannen op werkelijk gebruik
FacilityApps uit Purmerend is software voor schoonmaakbedrijven: calculatie, planning, urenregistratie en kwaliteitscontrole (DKS/VSR-KMS). De AI stelt werkverdeling en vervanging bij ziekmelding voor en vat inspecties samen. Tork Vision Schoonmaken van Essity meet met sensoren in dispensers en plafondtellers hoe druk sanitaire ruimtes zijn, en maakt daaruit schoonmaaktaken in de app. Dat is geen generatieve AI maar algoritmes op sensordata. Meer tools voor roosters vind je bij AI voor planning in facilitair.
Ruimtegebruik en reserveringen
Mapiq uit Delft rekent met AI-scenarioplanning door wat groei of krimp van je personeel doet met je kantoorbehoefte. Spacewell Workplace uit Antwerpen geeft gereserveerde ruimtes vrij als sensoren zien dat ze leeg zijn. Met Yarvis, de assistent van YAROOMS, boeken medewerkers een ruimte in gewone taal via Microsoft Teams of e-mail. deskbird koppel je aan Microsoft Copilot en andere AI-assistenten.
Offertes en aanbestedingen
Altura uit Amsterdam heeft een aparte variant voor facilitaire en schoonmaakbedrijven. Het leest tenderdocumenten uit, haalt eisen en risico's eruit en koppelt conceptantwoorden aan teksten die je eerder hebt goedgekeurd, met verwijzing naar de bronpassage. Voor contracten zie je alle opties bij AI voor contracten in facilitair.
Waar je op let: AVG en de ondernemingsraad
Bezettingssensoren, boekingen en badgedata zijn vaak persoonsgegevens. Meet op ruimte- of zoneniveau, niet per medewerker. Vermijd camerabeelden om schoonmaak te meten. Een systeem dat geschikt is om aanwezigheid, gedrag of prestaties van medewerkers te volgen, valt onder het instemmingsrecht van de ondernemingsraad (artikel 27 lid 1 onder l WOR). Betrek de OR dus voordat je begint, ook bij planningssoftware die prestaties van schoonmakers bijhoudt.
Wat we per aanbieder weten:
- TOPdesk houdt EU-data binnen Europa en gebruikt je data niet om externe AI-modellen te trainen.
- Gfacility draait in EU-datacenters en is ISO 27001-gecertificeerd.
- Declan AI-gebouwbeheer gebruikt software van partner aedifion, gehost in Duitsland.
- Tork Vision Schoonmaken werkt bewust zonder camera's: tellers meten warmtepatronen.
- deskbird is Zwitsers (buiten de EU), ISO 27001 en SOC 2 Type 2.
- Bij FacilityApps, Mapiq, Spacewell Workplace, Infraspeak en YAROOMS staat de hostinglocatie niet publiek. Vraag die na.
Leg bij elke leverancier een verwerkersovereenkomst vast, zeker als werkbonnen foto's van gebouwen, medewerkers of bewoners bevatten.
Drie startscenario's
1. Schoonmaakbedrijf met veel objecten
Begin met FacilityApps voor planning, uren en kwaliteitscontrole in één systeem. Schoonmaak je veel sanitaire ruimtes, zoals kantoren, stations of hotels, dan laat Tork Vision Schoonmaken je schoonmaken waar het nodig is in plaats van op vaste rondes. Schrijf je regelmatig in op aanbestedingen, kijk dan naar Altura.
2. Facilitaire afdeling van een middelgrote organisatie
Een servicemanagementsysteem is de basis. TOPdesk en Gfacility hebben allebei een gratis proef. Bij TOPdesk zitten de AI-basisfuncties in Engaged en TOPdesk Robin in Excellent. Bij Gfacility betaal je de AI-agents apart. Beheer je ook vastgoed en installaties, vergelijk dan Planon en Infraspeak.
3. Hybride kantoor dat minder vierkante meters wil
Meet eerst hoe je kantoor echt gebruikt wordt. YAROOMS heeft openbare prijzen, deskbird een gratis proef. Wil je doorrekenen wat een kleinere vloer betekent, kijk dan naar Mapiq of Spacewell Workplace. Gaat het ook om energie en comfort, dan sluit Declan AI-gebouwbeheer aan op je GBS. Meer opties voor gebouwen vind je bij AI voor gebouwbeheer.
Veelgemaakte fouten
- Sensoren per persoon in plaats van per zone. Dan meet je medewerkers, niet ruimtes, en heb je instemming van de OR nodig.
- De ondernemingsraad te laat betrekken. Dat vertraagt de invoering of zet hem stil.
- Werkbonnen en contracten in een gratis chatbot plakken. Consumentenversies van ChatGPT en Claude trainen standaard op je invoer, tenzij je dat uitzet. Kijk bij de AVG-check voor ChatGPT wat er met je data gebeurt.
- AI-conceptantwoorden op tenders ongezien indienen. Controleer elk antwoord tegen het programma van eisen.
- Losse AI-kosten vergeten. Bij een aantal platforms zit AI in een duurder pakket of wordt hij apart gerekend.
Kostenbeeld
| Tool | Prijs |
|---|---|
| TOPdesk | Essential €61, Engaged €86, Excellent €120 per behandelaar per maand (staffelkorting vanaf 11 behandelaars) |
| YAROOMS | Starter $99/mnd (tot 20 gebruikers), Business $399/mnd, Enterprise vanaf $899/mnd; digitale receptie $99 per locatie/maand |
| Gfacility | Prijs per gebruiker, AI-agents apart; tarieven op aanvraag |
| FacilityApps | Op aanvraag (prijscalculator op de site) |
| deskbird | Op aanvraag; gratis proefversie |
| Altura, Spacewell Workplace | Pakketten met tarieven op aanvraag |
| Planon, IFS Ultimo, Infraspeak, Mapiq, Tork Vision Schoonmaken, Declan AI-gebouwbeheer | Op aanvraag |
| Algemene assistent (zakelijk) | ChatGPT Business v.a. $20/seat, Claude Team v.a. $20/seat, Copilot Business $21/seat, Mistral Team v.a. $24,99/seat |
Een rekenvoorbeeld met de openbare prijzen: een team met 5 behandelaars op TOPdesk Excellent kost 5 x €120 = €600 per maand; de staffelkorting geldt pas vanaf 11 behandelaars. Vraag bij platforms op aanvraag altijd of de AI-functies in het pakket zitten.
Bekijk het volledige overzicht van AI-tools voor facilitair management en schoonmaak, of de aanpalende branches gebouwbeheer, vastgoed en installatietechniek. Begrippen als verwerkersovereenkomst en ISO 27001 vind je in uitleg en begrippen.
