Een evenement organiseren is projectwerk met veel losse onderdelen: uitnodigingen, registraties, wachtlijsten, check-in, programma, sprekers, netwerken en de evaluatie achteraf. AI zit in deze branche vooral in de eventplatforms zelf. Je schrijft er teksten mee, deelnemers worden aan elkaar gekoppeld en vragen van bezoekers worden beantwoord. Deze gids laat zien welke tools in onze index staan, waar je op let en wat het kost. Het volledige overzicht staat op AI voor de evenementenbranche.
Waar AI je in dit vak helpt
Registratie, uitnodigingen en teksten
De meeste platforms combineren registratie, mailings en check-in. Momice uit Utrecht doet registratie met workshops en reservelijst, uitnodigingen in eigen huisstijl, QR-check-in en een bezoekersenquête. Sweap uit Berlijn heeft AI-hulp bij teksten voor uitnodigingen en e-mails, naast dynamische gastenlijsten en een check-in-app. Oniva uit Zwitserland maakt eventteksten met AI en vertaalt ze automatisch. eventpage.ai uit München gaat verder: je zet met AI in één keer een event op met landingspagina, teksten en beelden, en het platform maakt een takenlijst en briefing voor je team.
Netwerken en matchmaking
Bij beurzen en B2B-congressen draait het om de juiste gesprekken. Brella matcht deelnemers op wat ze aangeven te zoeken. b2match uit Wenen koppelt gesprekspartners en plant 1-op-1-meetings in, en wordt veel gebruikt door kamers van koophandel en het Enterprise Europe Network. Grip heeft een matchmaking-engine op basis van zakelijke doelen en een AI Assistant die vragen van deelnemers beantwoordt. Swapcard gebruikt de AI-agent Sherlock voor aanbevelingen van contacten en sessies. Eventee werkt met swipen en 1-op-1-chat, en SpotMe geeft AI-netwerkaanbevelingen bij grotere zakelijke events.
Programma, event-app en interactie
LineUpr bouwt een event-app met programma, sprekers en kaart, live polls en Q&A, zonder technische kennis. De app werkt als webapp, ook offline. Voor grote, meerdaagse congressen is Cvent een enterpriseplatform met venue sourcing, een event-app en AI-functies onder de naam CventIQ.
Ticketing en marketing
Eventbrite is een ticketplatform met AI-copy voor advertenties, e-mails en eventpagina's. Meer tools voor promotie staan op AI voor eventmarketing.
Waar je op let
Deelnemersdata is persoonsgegevens. Naam, bedrijf, telefoonnummer en betaalgegevens vallen onder de AVG. Sluit met elk platform een verwerkersovereenkomst en vraag waar de data staat.
Dieetwensen en toegankelijkheid zijn gevoelig. Een allergie zegt iets over iemands gezondheid, een halal- of koosjere maaltijd kan iets zeggen over geloof. Gezondheid en geloof zijn bijzondere persoonsgegevens onder artikel 9 van de AVG. Vraag alleen wat je echt nodig hebt voor de catering, en verwijder het na het event.
Matchmaking is profilering. De AVG noemt het profilering als je persoonsgegevens automatisch gebruikt om iemands voorkeuren, interesses of gedrag te voorspellen. Dat is precies wat een matchmaking-algoritme doet. Vertel deelnemers bij registratie dat er gematcht wordt en op welke gegevens, en laat ze zich afmelden voor matchmaking.
Een AI-assistent moet zich melden. Gebruik je een chatfunctie zoals de AI Assistant van Grip of Sherlock van Swapcard, dan moet een deelnemer weten dat hij met een AI praat. Dat geldt sinds 2 augustus 2026 op grond van artikel 50 van de AI Act. Ontwikkelingen volgen we op AI, AVG en toezicht.
Waar staan de servers? Uit onze veiligheidschecks: Momice noemt NL/EU-servers, ISO 27001 en geen training op invoer. Sweap, LineUpr en eventpage.ai hosten in Duitsland. SpotMe noemt servers in Lausanne, SOC 2 Type II en ISO 27001. Eventbrite verwerkt data in de VS onder het EU-US Data Privacy Framework. Bij Grip is de datalocatie op aanvraag te specificeren en bij Cvent is EU-dataresidentie op aanvraag mogelijk, dus vraag dat expliciet na. Bij geen van de event-platforms in onze index is openbaar welk taalmodel achter de AI-functies zit.
Algemene chatbots. Plak geen deelnemerslijst in een gratis chatbot. De zakelijke versies van ChatGPT en Claude trainen standaard niet op je invoer. Microsoft 365 Copilot valt onder de EU Data Boundary en Mistral slaat data standaard op in de EU.
Drie startscenario's
1. Klein team, een paar events per jaar.
Begin met eventpage.ai: het gratis plan geeft je één actief event met AI-eventcreatie, gastenbeheer en QR-check-in. Wil je alleen een app met programma en polls, dan betaal je bij LineUpr per event. Voor gratis openbare events met tickets is Eventbrite gratis te gebruiken.
2. Organisatie met vaste zakelijke events.
Vergelijk Momice en Sweap. Beide doen registratie, mailings, check-in en badges, met hosting in Nederland/EU of Duitsland en een jaarprijs. Zet een testevent op, verstuur een uitnodiging met de AI-teksthulp en controleer elke tekst voordat hij de deur uitgaat. Bekijk ook de alternatieven voor Momice.
3. Beurs of B2B-congres waar netwerken centraal staat.
Test b2match of Brella op een kleiner event. Meet hoeveel voorgestelde meetings ook echt plaatsvinden. Organiseer je grote beurzen met exposanten en lead scanning, vraag dan offertes bij Swapcard en Grip, en vraag daarbij waar de data staat.
Veelgemaakte fouten
- Te veel vragen bij registratie. Elk extra veld is extra persoonsgegevens die je moet beveiligen en weer moet verwijderen.
- Matchmaking aanzetten zonder uitleg. Deelnemers moeten weten dat hun profiel gebruikt wordt om ze aan anderen te koppelen.
- AI-teksten ongezien versturen. Een verkeerde datum, tijd of locatie in een uitnodiging gaat naar honderden mensen tegelijk.
- Deelnemerslijsten in een gratis chatbot plakken. Zonder verwerkersovereenkomst is dat een AVG-probleem.
- Data na het event laten staan. Spreek een bewaartermijn af en verwijder dieet- en contactgegevens als je ze niet meer nodig hebt.
- Alleen op prijs per jaar vergelijken. Bij platforms met prijs per event of per ticket hangt de rekening af van hoeveel events en bezoekers je hebt.
Kostenbeeld
| Tool | Prijs |
|---|---|
| eventpage.ai | Free €0/mnd (1 actief event, 3% fee op betaalde tickets); Basic €59/mnd; Pro €99/mnd; Enterprise op aanvraag |
| LineUpr | Plus v.a. €99/event; Premium €239/event; Platinum €489/event |
| Eventbrite | Gratis voor gratis events; betaald 3,7% + $1,79 per ticket + 2,9% betaalverwerking; Pro v.a. $15/mnd |
| Sweap | Starter €2.400/jaar (5 events, 3 gebruikers, 1.500 registraties, excl. btw); Pro en Enterprise op aanvraag |
| Momice | Basic v.a. €2.595/jaar; Plus €6.950; Pro €13.500; event-agencies v.a. €1.795 |
| Eventee | Per event $1.499 tot $3.499; jaar: Team $2.999, Business $4.999 (excl. btw) |
| Swapcard | V.a. $610/jaar per gebruiker; enterprise op aanvraag |
| b2match | Op aanvraag; vaste pakketten €1.700 (EEN) en €3.399 (communities) |
| Brella | V.a. ongeveer $5.000 per event (offerte) |
| Cvent | Op aanvraag; v.a. ongeveer $19.500/jaar |
| Oniva, SpotMe, Grip | Op aanvraag |
| Algemene assistent (zakelijk) | ChatGPT Business v.a. $20/seat, Claude Team v.a. $20/seat, Copilot Business $21/seat, Mistral Team v.a. $24,99/seat |
Reken voor platforms met een prijs per event uit hoeveel events je per jaar doet: vanaf een paar events kan een jaarabonnement goedkoper zijn. Vraag bij matchmaking-platforms of de AI-functies in het pakket zitten of los worden gerekend.
Bekijk het volledige overzicht van AI-tools voor de evenementenbranche, of de aanpalende branches hotels, horeca, toerisme en marketing. Begrippen als verwerkersovereenkomst en ISO 27001 vind je in uitleg en begrippen.
